Så mycket kostar byråkratin våra företag

| Av Patricia Szolnoki | Foto: Jens C Hilner |

Lars Olofsson, Foto: Jens C Hilner

Lars Olofsson, ägare av Q-facts, har för 4 år sedan startat projektet Fight Bureaucracy. Projektet har som mål att skapa ett forum för diskussion kring byråkrati och tillföra kunskap och goda råd för att reducera onödiga byråkratiska processer. Han har i 25 år studerat fenomenet och samlat erfarenhet, något som han nu vill dela med sig av genom att starta en dialog. Här börjar han med att berätta om vad byråkrati är för något, hur det uppstår och varför vi tjänar på att ta bort det.

Byråkrati och dess uppkomst

Byråkrati är något som alla stöter på, både privat och i arbetslivet, menar Lars. Byråkrati har en lång historia som började med att människan övergick från ett jägarsamhälle till ett jordbrukssamhälle. Då behövde man införa nya arrangemang som möjliggjorde att man kunde arbeta efter andra rutiner.

–  Dock kallade man inte detta för byråkrati. Man började benämna fenomenet i antikens Grekland där man hade olika arrangemang för att sköta politiken och andra samhällsfunktioner. Redan då beklagade man sig över att det är omständligt att sköta officiella ärenden, berättar Lars.

Följaktligen kan man definiera byråkrati som ett sätt att organisera sig för att kunna styra och kontrollera olika samhällsarrangemang. Men byråkrati handlar inte bara om politik enligt Lars, utan har även med det mänskliga beteendet att göra.

–  Människor vill ha kontroll och styra ödet i den riktning som gynnar dem. Man vill hävda sin egen betydelse och vinna på kontakten med andra människor. Dock gör inte alla det, förklarar han.

Vardaglig byråkrati

Byråkrati är då ett mycket bra verktyg som tillåter oss att bygga upp arrangemang för att kontrollera och styra. Det gör man genom att komplicera omständigheterna så att det blir svårt att se igenom systemet, menar Lars.

– Ett bra exempel är försäkringsbolag. Det är väldigt svårt att förstå sig på alla regler och undantag och då kan det hända att vissa som har rätt till ersättning inte orkar driva igenom ett krav. Det händer oftast när man först får ett avslag och skulle behöva överklaga beslutet, men istället väljer att låta bli, säger Lars.

De här vardagliga exemplen kan man se överallt när det gäller vinstdrivande företag; där använder man byråkrati för sin egen vinning. Det finns även byråkratiska inslag inom myndigheter, där vinst inte är prioriterat på samma sätt.

–  Skatteverket gör också konsekvent avslag på omprövningar när man till exempel vill ompröva ett avdrag som inte godkänts i deklarationen. Då får man överklaga och alla orkar inte det. Det gör i sin tur att man inte behöver handlägga så många överklaganden från Skatteverkets sida, förklarar Lars.

Byråkrati kostar

Det som gör byråkrati till ett problem, förutom att det gör livet mer komplicerat, är att det kostar. Inom ett företag kan man räkna med att 10% av de totala kostnaderna är utgifter orsakade av kvalitetsbrister –  inklusive onödig byråkrati. Den största kostnaden ligger dock, trots detta, på att upprätthålla byråkratin i företaget.

–  När man inte får mer värde än vad man lägger ned i resurser uppstår en onödig förlust. Man kan spara mycket pengar på att skala bort byråkrati så mycket som det går, både operationella kostnader och personalkostnader, säger Lars.

Det finns dock argument för att andra kostnader kan dyka upp om man skalar ner byråkrati. När personalen inte längre behövs för att upprätthålla systemet kan det istället innebära resurskostnader för samhället.

– Man kan tänka sig att det behövs ett visst antal jobb för att kunna hålla anställningsnivån, men man måste samtidigt tänka på att samhället förlorar mycket mer på onödig byråkrati,  än vad det gör på några förlorade jobb, förklarar Lars.

En av dessa kostnader är en ökad förekomst av korruption, som är dyr för både samhället och företag.